Funcionalidades

Evensys tiene las mismas funcionalidades en todos sus planes. Excepto asignar perfiles de usuario en la versión de 1 usuario.

Estas son las principales funciones de Evensys

Usuarios

En el plan de 1 usuario tendrás acceso total al sistema. En los planes con más de 1 usuario, además del perfil administrador tendrás perfiles de ventas y operaciones. En el caso de perfiles de ventas, el usuario podrá ver, editar y eliminar reservas, pero no podrá mover la configuración del sistema. En el caso del perfil operaciones, el usuario solo podrá ver datos como fechas de evento y servicios contratados, la información financiera y los datos del cliente están restringidos.

Crear Reservaciones (Eventos)

Al elegir una fecha del calendario el sistema muestra secciones de captura las cuales están divididas en Datos del cliente, Información del evento, Servicios contratados, Depósito en garantía, Anticipo y Observaciones. Capturas la información y al guardar se genera automáticamente el contrato y el recibo de pago.

Reservaciones Existentes

Evensys te presenta un calendario donde puedes visualizar los eventos programados y acceder a ellos con un clic. Puedes elegir un color para cada recinto cuando se trate de lugares donde prestas servicio con frecuencia, además permite saber a primera vista el número de contrato y el horario del evento.

Unidades de negocio

Evensys es un sistema multiempresa. Esto es ideal para proveedores que maneja más de una marca comercial, por ejemplo: Tenemos un cliente que tiene un salón de eventos, Una empresa de renta de equipo de audio y DJs y servicios de banquetes. Evensys esta diseñado para gestionar mas de 1 negocio de manera independiente, de esta forma cada negocio tiene contratos, recibos de pago, recintos, y catálogos independientes y personalizados, de esta manera el administrador general gestiona la administración global o individual. Además, los usuarios se asignan a una o varias unidades de negocio.

Contratos personalizados

Evensys proporciona un contrato estándar con clausulas genéricas que aplican para cualquier negocio de servicios para bodas. Esto permite poder usar el sistema de forma inmediata. Sin embargo, puedes personalizar tu contrato editando el diseño y clausulas a tu medida gracias a sus etiquetas que permiten insertar los datos que corresponden a cada reserva. Es posible personalizar un contrato por cada unidad de negocio para aplicar las clausulas que le corresponden a cada giro.

Recibos de pago

El software emite recibos de pago con código QR. Esto tiene la intención de que el cliente verifique que su pago fue registrado. Esto le da certeza al cliente ya que puede consultar su estado de cuenta en todo momento y alertar al dueño de pagos no registrados previniendo así posibles fraudes o robos al negocio. Adicionalmente Evensys envía un correo al cliente cada vez que realiza un pagó.

Gestión del Evento

Al elegir una reserva. el sistema presenta 3 pestañas. Contrato, Pagos y Proveedores. En la pestaña contrato puedes ver y modificar todo lo relacionado con el contrato y los servicios pactados con tu cliente. En la Pestaña pagos registras los pagos de tu cliente emitiendo un recibo con código QR que tiene la finalidad de que tu cliente valide su pago para minimizar que no se registre por parte de los colaboradores. Además, el software envía un correo a tu cliente cada vez que se realiza un pago o se modifica el contrato. En la pestaña Proveedores puedes adicionar los proveedores que participaran en el evento, puedes gestionar anticipos y pagos realizados a los mismos, así como los servicios y condiciones pactadas.

Catálogos

Crea catálogos de clientes, proveedores y servicios. Puedes buscar a tus clientes por nombre y ver los servicios programados, Crea una base de datos de los proveedores por categoría para que puedas encontrar fácilmente el proveedor ideal para tu evento. También puedes crear tu catalogo de servicios, esto es útil para tu equipo de ventas ya que proporciona el costo y condiciones de servicio evitando errores o información errónea, además permite estandarizar el nombre de tus paquetes lo cual es sumamente útil al generar reportes ya que evitara que tengas varios nombres para un mismo servicio.

Multiempresa

El sistema esta preparado para manejar varias empresas a la vez, Por ejemplo, Si tu tienes un salón de eventos y además prestas servicios de banquetes en otros salones bajo otro nombre comercial, Puedes crear 2 unidades de negocio y asignar colaboradores a cada negocio. El administrador puede ver y generar la información global o individual por cada negocio permitiendo administrar ambos negocios en un solo sistema.

Recintos frecuentes

Los recintos son los lugares donde se prestan los servicios. Son útiles para unificar e identificar con colores los eventos en el calendario. Por ejemplo: Un salón de eventos que tiene más de un área donde realiza sus eventos, podrá elegirlas al momento de realizar el contrato. Otro ejemplo es un proveedor de música para bodas que presta sus servicios frecuentemente en los mismos recintos al darlos de alta podrá identificar con facilidad los eventos en el calendario. Para los recintos que no son frecuentes, existe la opción de recinto externo que permite poner manualmente el nombre y dirección del recinto.

Reportes

El sistema ofrece mucha información indispensable para la administración y toma de decisiones del negocio. Reporte de cobranza, Genera un reporte de cobranza por periodos específicos y realiza recordatorios a tus clientes sobre sus pagos pendientes. Reporte de operaciones, Es útil para tener los datos del evento y los servicios que se deben prestar. Recibos de pago, proporciona los recibos de pago generados y permite verificar el consecutivo de los mismos. Reporte de proveedores, proporciona los proveedores que están asociados a cada reserva. Recibos de pago a proveedores, Genera los recibos de los pagos generados a tus proveedores. Reporte de ventas, Proporciona los contratos generados en el periodo seleccionado.